數(shù)字化管理在高校后勤中的應用

文章出處：http://botanicstilllife.com 作者：苗勇毅   人氣： 發(fā)表時間：2011年11月18日

    引　言 

    數(shù)字化管理是指利用計算機、通信、網(wǎng)絡、人工智能等技術(shù)， 量化管理對象與管理行為， 實現(xiàn)計劃、組織、協(xié)調(diào)、服務、創(chuàng)新等職能的管理活動和管理方法的總稱。數(shù)字化管理具備定量化、智能化集成性、動態(tài)開發(fā)性、系統(tǒng)性等特點。目前數(shù)字化管理在高校中已廣泛運用，主要有以下幾個方面：檔案管理系統(tǒng)、安全控制系統(tǒng)、校園一卡通系統(tǒng)、校園網(wǎng)絡、管理信息系統(tǒng)、數(shù)字化圖書館、電子化教案、網(wǎng)絡教學等。 

    但是，對于高校后勤來說，實施數(shù)字化管理的還比較少。而后勤數(shù)字化卻是高校社會化改革的需要，也是提高管理效率和效益的需要［２］。高校后勤數(shù)字化不僅能使辦公部門的辦公實現(xiàn)自動化和基本的校園網(wǎng)絡服務功能， 更使得管理工作在校園網(wǎng)工作環(huán)境下更為方便、快捷、準確。后勤數(shù)字化建設(shè)是高校后勤管理的一次革命，對提升高校后勤管理水平，提高后勤工作效率和后勤保障能力起到一定的促進作用。 

    １　后勤數(shù)字化管理的基本概念 

    后勤數(shù)字化管理，是通過使用數(shù)字技術(shù)使后勤管理實現(xiàn)現(xiàn)代化。它是利用數(shù)字技術(shù)選擇后勤企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，使其大大拓寬選擇范圍，實現(xiàn)選擇的最優(yōu)化，使得后勤企業(yè)在服務市場中更具有競爭力［３］。后勤數(shù)字化管理必須能夠利用數(shù)字技術(shù)為客戶和后勤員工設(shè)計全新的價值理念，發(fā)現(xiàn)創(chuàng)造服務利潤和捕捉服務利潤的方法，并最終實現(xiàn)后勤企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略選擇達到最佳化的真正目標，體現(xiàn)出后勤企業(yè)管理的獨特性。因此，我們說它是一門關(guān)于利用數(shù)字技術(shù)擴大后勤企業(yè)選擇發(fā)展戰(zhàn)略視野藝術(shù)的科學。它不僅僅是一個單純的技術(shù)問題，而是服務于客戶，建立獨特的價值理念，發(fā)揮后勤員工積極性，極大地提高后勤管理績效，增加后勤企業(yè)利潤的現(xiàn)代后勤管理新模式。 

    ２　數(shù)字化管理在中北大學后勤管理中的應用 

    目前，高校后勤所使用的數(shù)字化管理系統(tǒng)一般由以下幾個模塊組成：①人力資源管理模塊；②公寓管理模塊；③維修管理模塊（網(wǎng)上保修系統(tǒng)）；④電力系統(tǒng)遠程監(jiān)控模塊；⑤消費管理模塊；⑥網(wǎng)站管理模塊。下面結(jié)合中北大學后勤數(shù)字化應用的實際情況，簡述一下筆者對數(shù)字化后勤的看法。 

    ２．１　人力資源管理 

    主要是利用計算機及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)對后勤基層單位和職工的績效考核、薪金發(fā)放管理。其內(nèi)容包括指紋機考勤系統(tǒng)、效益分析系統(tǒng)、薪金核算系統(tǒng)。這一模塊的使用使后勤人事分配制度得以進一步深化。系統(tǒng)在崗位管理功能方面，設(shè)計了崗位聘任程序和崗位管理模式，明確了崗位設(shè)置、崗位職責，為各部門按需設(shè)崗、以崗定薪提供了依據(jù)。員工上下班采用指紋刷卡。系統(tǒng)自動記錄上下班時間，同時所有二線員工通過工作日志對自己當天的工作做出計劃并在下班前輸入完成情況，上一級管理人員可通過其出勤情況和工作完成情況對其當天的工作做出量化考核，考核分為Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ 四個等級，每個等級均有不同的分值?？己私Y(jié)果可以客觀地反映出每位員工的工作業(yè)績，體現(xiàn)了考核的公平性。實現(xiàn)了工資計算簡捷化。使用該系統(tǒng)的工資管理功能，不論工資模式多么復雜，工資發(fā)放變得非常便捷，每月月底財會人員只需將本部門本月的收入輸入到系統(tǒng)中，系統(tǒng)會按照事先設(shè)定好的程序自動進行計算，生成工資報表，領(lǐng)導通過網(wǎng)上辦公系統(tǒng)進行審批，在很短的時間就可完成工資申報、審批、發(fā)放工作，大大提高了工作效率。 

    ２．２　公寓管理模塊 

    學生公寓管理系統(tǒng)實現(xiàn)了公寓信息共享。以確保學生人身安全為重點，緊密結(jié)合公寓管理工作，聯(lián)合公寓管理員、學生干部、校領(lǐng)導、輔導員、家長、學生等多方參與。它是以計算機和網(wǎng)絡技術(shù)為管理手段，實現(xiàn)對學生在公寓活動的科學管理。門禁系統(tǒng)利用學生飯卡在進出公寓時掃描，方便掌握學生在公寓的活動情況。公寓管理模塊囊括了學生信息管理、來訪人員核對、公寓門禁管理、學生請假管理、衛(wèi)生紀律評比、違規(guī)違紀登記、異常情況自動提醒、遠程視頻監(jiān)控、對進出公寓人員及值班人員的可視化管理、管理人員考核等功能，大量減少了工作量，降低成本，提高了公寓的科學化管理水平。

    ２．３　維修管理模塊 

    它是一個涉及全校的管理系統(tǒng)，師生可以通過網(wǎng)上報修、電話報修、網(wǎng)上監(jiān)控等形式，實現(xiàn)對維修過程從報修維修收費等的全過程管理。網(wǎng)絡報修電腦會自動將信息分配給各維修點。電話報修信息總值班臺受理后，按業(yè)務屬性通過網(wǎng)絡調(diào)度到各維修點。由于其整個進程是完全透明的，使得維修工作時間進度、收費數(shù)額、用戶滿意度等置于師生和管理人員監(jiān)督之下。其時間公示可提高后勤服務的及時性，收費公示可提高后勤服務收費的合理性。 

    ２．４　電力系統(tǒng)遠程監(jiān)控模塊 

    它是利用計算機、網(wǎng)絡及ＧＰＲＳ 系統(tǒng)技術(shù)，實現(xiàn)對全校電力變壓器運行的遠程監(jiān)控，為我們掌握變壓器的運行狀況，分析全校電力系統(tǒng)平衡與否，科學利用和調(diào)度電力資源提供了有效手段。通過網(wǎng)絡技術(shù)，可以方便地將全校電力系統(tǒng)運行狀況傳輸給全校各級相關(guān)人員。將用戶當月的表數(shù)鍵入計算機，票據(jù)就可以自動打出。同時管理者可從系統(tǒng)中得到各種所需的數(shù)據(jù)和統(tǒng)計表格， 隨時掌握家屬區(qū)的水電氣消耗及資金回收情況。 

    ２．５　消費管理模塊 

    它是利用計算機、網(wǎng)絡技術(shù)及相關(guān)刷卡機達到學生在校園食堂、澡堂、超市、洗衣、打水實現(xiàn)一卡通的功能，方便學生使用飯卡。 

    ２．６　網(wǎng)站管理模塊 

    創(chuàng)建本部門網(wǎng)站，建立與本部門工作相關(guān)的網(wǎng)站內(nèi)容。通過網(wǎng)站，對外宣傳自己，建立交流平臺，為師生解決生活中遇到的具體問題，架起與師生溝通的橋梁，提高工作效率，發(fā)揮網(wǎng)站應有的作用。 

    ３　后勤數(shù)字化的意義 

    １） 日常工作檢查實現(xiàn)網(wǎng)絡監(jiān)督管理，大大節(jié)約時間和人員。核算更加科學規(guī)范（成本收益），核算考核的標準統(tǒng)一規(guī)范，統(tǒng)計方法明確一致，使各個部門的統(tǒng)計、考核和監(jiān)督有比較，更加科學合理。所需要的各種數(shù)據(jù)和報表可以隨時打印輸出，工作效率明顯提高。網(wǎng)絡審批流程可以做到移動辦公不受地域和時間的限制。資產(chǎn)管理清晰明確，各單位也可以清楚地了解本部門的資產(chǎn)情況和使用分布情況，對資產(chǎn)重組、盤活及創(chuàng)收提供重要的決策信息。通過后勤數(shù)字化建設(shè)，大大減輕了人工勞動量。同時，數(shù)字化管理有效地克服了不同時空環(huán)境下的管理難度，把人從簡單重復的管理中解放出來，大大提高了工作效率。服務意識和質(zhì)量得到明顯提高，從制度上完善并創(chuàng)造出一個干多、干好不一樣的獎勵機制。 

    ２） 通過網(wǎng)上報修系統(tǒng)，使后勤維修服務質(zhì)量得到提高，原有維修及時率低、維修質(zhì)量差的問題得到了改善。 

    ３） 學生公寓住宿情況的統(tǒng)計，使得空閑床位情況的反映及時準確，查找學生信息快速方便，住宿費繳費情況一目了然。采用人力資源管理工薪系統(tǒng)，人員崗位目標明確，標準統(tǒng)一規(guī)范，各級崗位責、權(quán)、利明確，操作規(guī)范標準，提高了責任人的主觀能動性，也促進了其主動認真地完成本職工作的責任心。 

    ４） 實現(xiàn)校園“一卡通”，方便同學們的學校生活。 

    ５） 網(wǎng)站建立了信息通知、服務意見留言等相關(guān)欄目。師生員工無論何時何地只要登錄網(wǎng)站，就可以了解到后勤服務，使后勤服務更加完善和周到。在服務意見留言板塊可以對后勤服務和后勤管理工作暢所欲言，師生可以自由登錄發(fā)表意見和建議，使之成為學生和教職工對后勤服務暢談心聲的地方，深受全校師生擁護和歡迎。對后勤服務工作中存在的問題提出批評，對后勤服務質(zhì)量和水平進行投訴等，是后勤管理者和學校各級領(lǐng)導聽取師生意見的重要渠道，也是集團監(jiān)督自身服務的有效手段。管理者通過這里了解后勤動態(tài)信息，在第一時間掌握師生意見和需求，及時溝通有關(guān)情況，化解矛盾，維護了學校的安全穩(wěn)定。 

    ４　后勤數(shù)字化建設(shè)的合理途徑 

    ４．１　加強宣傳、提高認識 

    后勤數(shù)字化建設(shè)是高校后勤管理的一次革命，將對學校的發(fā)展起到積極的促進作用。通過學校相關(guān)部門進行充分宣傳，利用校報、電視臺、廣播站等媒體對后勤數(shù)字化建設(shè)進行宣傳；相關(guān)部門要在部門網(wǎng)站開設(shè)數(shù)字化建設(shè)專欄，宣傳數(shù)字化建設(shè)的重要性、目的、意義及實施辦法。通過宣傳，統(tǒng)一認識，堅定不移地推進后勤數(shù)字化建設(shè)。軟件運行、硬件安裝過程中發(fā)現(xiàn)的問題要及時解決，確保后勤數(shù)字化建設(shè)順利實施。

    ４．２　制度約束 

    相關(guān)部門負責制定有關(guān)管理規(guī)定，要將大學生自覺接受公寓門禁系統(tǒng)的注冊登記、自覺履行門禁系統(tǒng)的刷卡義務等寫入管理規(guī)定中，對不履行刷卡義務的行為要制定相應的制約措施。規(guī)范管理，強化制度的執(zhí)行力度。制度化是科學管理的基本特征，數(shù)字化建設(shè)使后勤集團的制度軟件化，就是把制度轉(zhuǎn)化為管理軟件，成為一種必須執(zhí)行的、程序化的規(guī)則。它將紙上的制度流程化、軟件化，通過監(jiān)督考核，用數(shù)字說話，真正做到了制度面前人人平等。 

    ４．３　設(shè)置專門的崗位 

    后勤部門抽調(diào)專人，做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集和錄入工作，并力求數(shù)據(jù)的準確性。借助數(shù)字化管理軟件，適時推進后勤人事分配制度改革，形成考勤、考績、考效三位一體的人事分配制度，借助維修管理軟件，全面推行網(wǎng)上報修、電話報修、網(wǎng)上通報，自覺接受群眾的監(jiān)督。 

    ５　結(jié)束語 

    高校后勤數(shù)字化是高校后勤現(xiàn)代化建設(shè)最重要的基礎(chǔ)。面對當今信息時代的挑戰(zhàn)和信息高速公路的出現(xiàn)，高等學校只有建立起自己的數(shù)字化后勤才能適應時代發(fā)展的需要，才能進行廣泛的信息交流，獲取及時準確的各類信息，達到完全的資源共享，才能從根本上改變學校教學、科研和管理手段，才能滿足培養(yǎng)跨世紀高質(zhì)量人才的需要，才能促進我國教育科研事業(yè)的發(fā)展。否則必將在激烈的信息競爭環(huán)境中處于劣勢。因此建立高等學校的數(shù)字化后勤是很必要的，具有非常重要的現(xiàn)實意義。然而，我們也應看到，高校后勤數(shù)字化畢竟是一個新事物，才剛剛起步［４］，它的發(fā)展、完善還有待大量的實踐和總結(jié)，還需要全體后勤人的共同努力。