文件整理12步

文章出處：http://botanicstilllife.com 作者：汪中求 人氣： 發(fā)表時間：2010年12月28日

既然全面推進(jìn)的主體在于崗位明晰和流程優(yōu)化，而崗位與流程貫穿在企業(yè)一系列的管理文件之中，有作為重點(diǎn)內(nèi)容的紅頭文件，有以全員規(guī)范為主的員工手冊，有一系列操作手冊及其細(xì)則，還有若干規(guī)定、條例等。如此，這些管理文件的整理就非常重要。我們在實際操作中，一般分12個步驟進(jìn)行：

1.    文件目錄收集。不管文件多少，也暫且不顧它如何修訂，先把所有文件的目錄拉出一個清單，清單包括：序號、文件名稱、發(fā)文部門、發(fā)放部門、執(zhí)行時間、簽發(fā)人、文件內(nèi)容摘要或關(guān)鍵詞等，使得只看這一份表單就能全面了解文件數(shù)量、類別和核心內(nèi)容。

2.，關(guān)于新產(chǎn)品開發(fā)的文件必須指向所有關(guān)聯(lián)崗位。最終做到所有流程涉及到的崗位、所有崗位涉及到的流程都是一一對應(yīng)的，而且可以借助索引輕而易舉地查找到。 12. 合訂成冊。全部文件整理出來，可以編輯成冊，但此舉也并不意味最終的完工，有些內(nèi)容需要文件規(guī)定卻因某種因素暫時不能下達(dá)有效文件，有些文件明顯不完善卻也只能先下發(fā)執(zhí)行，有些流程只有具體執(zhí)行中才能更充分暴露問題來卻一時完善不了。 管理規(guī)范的建設(shè)是一個比較長期的任務(wù)，就算是中型民營企業(yè)，3-5年的努力，能摸索出比較完整、操作性好的全部規(guī)范文件，就很不錯了。文件制定是為了保證企業(yè)運(yùn)作的規(guī)范，但文件執(zhí)行卻難點(diǎn)重重，文件執(zhí)行效果，就是另一個更大的議題，涉及管理風(fēng)格和企業(yè)文化。但是，從文件本身需要認(rèn)真思考和把握5個方面的問題：主導(dǎo)從屬、責(zé)任劃分、資源占有、績效實現(xiàn)、接口間隙。執(zhí)行過程中的問題，我們總結(jié)出以下幾句話，值得參考：發(fā)現(xiàn)點(diǎn)的問題，尋求面的解決；問題出在崗位，答案藏在流程；崗位阻截流程，操作培訓(xùn)缺位；員工訓(xùn)練無效，企業(yè)文化之過。    管理文件的文件分析。企業(yè)文件一多必然有關(guān)于文件管理的文件，分析長期以來，我們對于文件的起草、簽批、下發(fā)、執(zhí)行、修訂、廢止等有哪些規(guī)定。也許這些規(guī)定散見與幾份不同主題的文件中，這就需要把原文挑出來研究。

文件執(zhí)行的工作審計。工作審計不同于我們以往的財務(wù)審計，工作審計是專門針對文件的執(zhí)行情況進(jìn)行反向梳理的過程，對照相關(guān)文件進(jìn)行，包括發(fā)文本身的程序和規(guī)范性。比如，費(fèi)用報銷，抽出一部分已經(jīng)報銷的單據(jù)，從終簽人的簽批審查過去，然后是財務(wù)對單據(jù)規(guī)范的審核、相關(guān)部門的證明和驗收、經(jīng)手人的說明，最后到經(jīng)手人費(fèi)用產(chǎn)生前的預(yù)算?？纯凑麄€過程是否完全按財務(wù)管理之費(fèi)用報銷的文件辦理的，必要時查對其它憑據(jù)或向相關(guān)人員求證。力圖真正了解文件執(zhí)行的規(guī)范性、嚴(yán)肅性和效果。

既然全面推進(jìn)的主體在于崗位明晰和流程優(yōu)化，而崗位與流程貫穿在企業(yè)一系列的管理文件之中，有作為重點(diǎn)內(nèi)容的紅頭文件，有以全員規(guī)范為主的員工手冊，有一系列操作手冊及其細(xì)則，還有若干規(guī)定、條例等。如此，這些管理文件的整理就非常重要。我們在實際操作中，一般分12個步驟進(jìn)行： 1. 文件目錄收集。不管文件多少，也暫且不顧它如何修訂，先把所有文件的目錄拉出一個清單，清單包括：序號、文件名稱、發(fā)文部門、發(fā)放部門、執(zhí)行時間、簽發(fā)人、文件內(nèi)容摘要或關(guān)鍵詞等，使得只看這一份表單就能全面了解文件數(shù)量、類別和核心內(nèi)容。 2. 管理文件的文件分析。企業(yè)文件一多必然有關(guān)于文件管理的文件，分析長期以來，我們對于文件的起草、簽批、下發(fā)、執(zhí)行、修訂、廢止等有哪些規(guī)定。也許這些規(guī)定散見與幾份不同主題的文件中，這就需要把原文挑出來研究。 3. 文件執(zhí)行的工作審計。工作審計不同于我們以往的財務(wù)審計，工作審計是專門針對文件的執(zhí)行情況進(jìn)行反向梳理的過程，對照相關(guān)文件進(jìn)行，包括發(fā)文本身的程序和規(guī)范性。比如，費(fèi)用報銷，抽出一部分已經(jīng)報銷的單據(jù)，從終簽人的簽批審查過去，然后是財務(wù)對單據(jù)規(guī)范的審核、相關(guān)部門的證明和驗收、經(jīng)手人的說明，最后到經(jīng)手人費(fèi)用產(chǎn)生前的預(yù)算。看看整個過程是否完全按財務(wù)管理之費(fèi)用報銷的文件辦理的，必要時查對其它憑據(jù)或向相關(guān)人員求證。力圖真正了解文件執(zhí)行的規(guī)范性、嚴(yán)肅性和效果。 4. 文件分類。對所有文件進(jìn)行不同維度的分類，按文件等級分公司文件、跨部門文件、部門文件、細(xì)化文件等，按內(nèi)容分戰(zhàn)略文件、計劃文件、執(zhí)行文件、補(bǔ)充文件等，按模塊分綜合文件、營銷文件、財務(wù)文件、生產(chǎn)文件、人力資源文件等。不同企業(yè)可以根據(jù)自身的實際分類，不求統(tǒng)一，只要便于前后對照和下一步的梳理。 5. 目錄整理。文件修訂先從目錄入手，作目錄研判就會發(fā)現(xiàn)有必要的內(nèi)容沒有文件規(guī)定，有些文件已經(jīng)4.    文件分類。對所有文件進(jìn)行不同維度的分類，按文件等級分公司文件、跨部門文件、部門文件、細(xì)化文件等，按內(nèi)容分戰(zhàn)略文件、計劃文件、執(zhí)行文件、補(bǔ)充文件等，按模塊分綜合文件、營銷文件、財務(wù)文件、生產(chǎn)文件、人力資源文件等。不同企業(yè)可以根據(jù)自身的實際分類，不求統(tǒng)一，只要便于前后對照和下一步的梳理。

5.    目錄整理。文件修訂先從目錄入手，作目錄研判就會發(fā)現(xiàn)有必要的內(nèi)容沒有文件規(guī)定，有些文件已經(jīng)沒有使用價值，有些文件太大，又有許多文件是前前后后規(guī)范同一件事情或是幾份文件不斷補(bǔ)充完善的。這樣就需要從目錄著手進(jìn)行增加、刪除、拆分、合并處理，這個層次的工作看似簡單，其實不然，需要管理班子深入討論方能有良好的結(jié)果。

文件修訂標(biāo)準(zhǔn)提出。在第2、3、4、5步的基礎(chǔ)上，提出不同類別的文件的修訂標(biāo)準(zhǔn)，是項目的增減還是條款的修正，是格式的調(diào)整還是文字的潤色，是發(fā)文權(quán)限的改正還是發(fā)放對象的調(diào)整，或者是根據(jù)已經(jīng)出現(xiàn)的情況提出如何保證執(zhí)行的條款。

7. 既然全面推進(jìn)的主體在于崗位明晰和流程優(yōu)化，而崗位與流程貫穿在企業(yè)一系列的管理文件之中，有作為重點(diǎn)內(nèi)容的紅頭文件，有以全員規(guī)范為主的員工手冊，有一系列操作手冊及其細(xì)則，還有若干規(guī)定、條例等。如此，這些管理文件的整理就非常重要。我們在實際操作中，一般分12個步驟進(jìn)行： 1. 文件目錄收集。不管文件多少，也暫且不顧它如何修訂，先把所有文件的目錄拉出一個清單，清單包括：序號、文件名稱、發(fā)文部門、發(fā)放部門、執(zhí)行時間、簽發(fā)人、文件內(nèi)容摘要或關(guān)鍵詞等，使得只看這一份表單就能全面了解文件數(shù)量、類別和核心內(nèi)容。 2. 管理文件的文件分析。企業(yè)文件一多必然有關(guān)于文件管理的文件，分析長期以來，我們對于文件的起草、簽批、下發(fā)、執(zhí)行、修訂、廢止等有哪些規(guī)定。也許這些規(guī)定散見與幾份不同主題的文件中，這就需要把原文挑出來研究。 3. 文件執(zhí)行的工作審計。工作審計不同于我們以往的財務(wù)審計，工作審計是專門針對文件的執(zhí)行情況進(jìn)行反向梳理的過程，對照相關(guān)文件進(jìn)行，包括發(fā)文本身的程序和規(guī)范性。比如，費(fèi)用報銷，抽出一部分已經(jīng)報銷的單據(jù)，從終簽人的簽批審查過去，然后是財務(wù)對單據(jù)規(guī)范的審核、相關(guān)部門的證明和驗收、經(jīng)手人的說明，最后到經(jīng)手人費(fèi)用產(chǎn)生前的預(yù)算?？纯凑麄€過程是否完全按財務(wù)管理之費(fèi)用報銷的文件辦理的，必要時查對其它憑據(jù)或向相關(guān)人員求證。力圖真正了解文件執(zhí)行的規(guī)范性、嚴(yán)肅性和效果。 4. 文件分類。對所有文件進(jìn)行不同維度的分類，按文件等級分公司文件、跨部門文件、部門文件、細(xì)化文件等，按內(nèi)容分戰(zhàn)略文件、計劃文件、執(zhí)行文件、補(bǔ)充文件等，按模塊分綜合文件、營銷文件、財務(wù)文件、生產(chǎn)文件、人力資源文件等。不同企業(yè)可以根據(jù)自身的實際分類，不求統(tǒng)一，只要便于前后對照和下一步的梳理。 5. 目錄整理。文件修訂先從目錄入手，作目錄研判就會發(fā)現(xiàn)有必要的內(nèi)容沒有文件規(guī)定，有些文件已經(jīng)    文件修訂。在第5、6步思考成熟之后，文件修訂反而不是最為困難的，可以約請相關(guān)部門的骨干修訂一稿，工作審計小組修訂二稿，管理班子修訂三稿，文書負(fù)責(zé)部門最后編輯正式文件。

8. 既然全面推進(jìn)的主體在于崗位明晰和流程優(yōu)化，而崗位與流程貫穿在企業(yè)一系列的管理文件之中，有作為重點(diǎn)內(nèi)容的紅頭文件，有以全員規(guī)范為主的員工手冊，有一系列操作手冊及其細(xì)則，還有若干規(guī)定、條例等。如此，這些管理文件的整理就非常重要。我們在實際操作中，一般分12個步驟進(jìn)行： 1. 文件目錄收集。不管文件多少，也暫且不顧它如何修訂，先把所有文件的目錄拉出一個清單，清單包括：序號、文件名稱、發(fā)文部門、發(fā)放部門、執(zhí)行時間、簽發(fā)人、文件內(nèi)容摘要或關(guān)鍵詞等，使得只看這一份表單就能全面了解文件數(shù)量、類別和核心內(nèi)容。 2. 管理文件的文件分析。企業(yè)文件一多必然有關(guān)于文件管理的文件，分析長期以來，我們對于文件的起草、簽批、下發(fā)、執(zhí)行、修訂、廢止等有哪些規(guī)定。也許這些規(guī)定散見與幾份不同主題的文件中，這就需要把原文挑出來研究。 3. 文件執(zhí)行的工作審計。工作審計不同于我們以往的財務(wù)審計，工作審計是專門針對文件的執(zhí)行情況進(jìn)行反向梳理的過程，對照相關(guān)文件進(jìn)行，包括發(fā)文本身的程序和規(guī)范性。比如，費(fèi)用報銷，抽出一部分已經(jīng)報銷的單據(jù)，從終簽人的簽批審查過去，然后是財務(wù)對單據(jù)規(guī)范的審核、相關(guān)部門的證明和驗收、經(jīng)手人的說明，最后到經(jīng)手人費(fèi)用產(chǎn)生前的預(yù)算。看看整個過程是否完全按財務(wù)管理之費(fèi)用報銷的文件辦理的，必要時查對其它憑據(jù)或向相關(guān)人員求證。力圖真正了解文件執(zhí)行的規(guī)范性、嚴(yán)肅性和效果。 4. 文件分類。對所有文件進(jìn)行不同維度的分類，按文件等級分公司文件、跨部門文件、部門文件、細(xì)化文件等，按內(nèi)容分戰(zhàn)略文件、計劃文件、執(zhí)行文件、補(bǔ)充文件等，按模塊分綜合文件、營銷文件、財務(wù)文件、生產(chǎn)文件、人力資源文件等。不同企業(yè)可以根據(jù)自身的實際分類，不求統(tǒng)一，只要便于前后對照和下一步的梳理。 5. 目錄整理。文件修訂先從目錄入手，作目錄研判就會發(fā)現(xiàn)有必要的內(nèi)容沒有文件規(guī)定，有些文件已經(jīng)    佐證式調(diào)研。所有文件不可以一經(jīng)修訂馬上下發(fā)執(zhí)行，需要像做代數(shù)題一樣，把該文件置于某一具體使用環(huán)境下，步步推導(dǎo)，做各種假設(shè)性分析或測算，以求保證日后可執(zhí)行，行得通，反彈小。

9.     程序／制度分離。根據(jù)我們的認(rèn)識，文件中程序與制度是不一樣的，程序主要是教會下屬做對的事情，說明如何做事，制度則主要規(guī)定不可以做的事情，說明做錯了怎么辦。為了側(cè)重于程序，以培訓(xùn)員工出發(fā)，有必要把程序與制度文件分開。程序需要訓(xùn)練，制度可以不學(xué)習(xí)。

10.  文件重要等級分類。修訂后的文件可以在第4步的基礎(chǔ)上做出分類，尤其適用范圍和文件密級等。同時，管理文件的文件也需作出最終修改，嚴(yán)格日后的文件修改權(quán)限和廢止程序。

11.   文件索引。企業(yè)文件是為了指導(dǎo)工作的，不同于有些行政部門為了應(yīng)付某種特定環(huán)境而制定一系列沒有指導(dǎo)和操作價值的文件，因此需要針對每份文件的使用崗位整理出對應(yīng)的流程索引，針對不同流程整理出對應(yīng)的崗位索引。比如：新產(chǎn)品開發(fā)，必然設(shè)計營銷部門的市場或策劃崗位、技術(shù)部門的材料工程師和結(jié)構(gòu)工程師、采購部的對應(yīng)采購員、財務(wù)部的成本分析員等；那么，關(guān)于新產(chǎn)品開發(fā)的文件必須指向所有關(guān)聯(lián)崗位。最終做到所有流程涉及到的崗位、所有崗位涉及到的流程都是一一對應(yīng)的，而且可以借助索引輕而易舉地查找到。

沒有使用價值，有些文件太大，又有許多文件是前前后后規(guī)范同一件事情或是幾份文件不斷補(bǔ)充完善的。這樣就需要從目錄著手進(jìn)行增加、刪除、拆分、合并處理，這個層次的工作看似簡單，其實不然，需要管理班子深入討論方能有良好的結(jié)果。 6. 文件修訂標(biāo)準(zhǔn)提出。在第2、3、4、5步的基礎(chǔ)上，提出不同類別的文件的修訂標(biāo)準(zhǔn)，是項目的增減還是條款的修正，是格式的調(diào)整還是文字的潤色，是發(fā)文權(quán)限的改正還是發(fā)放對象的調(diào)整，或者是根據(jù)已經(jīng)出現(xiàn)的情況提出如何保證執(zhí)行的條款。 7. 文件修訂。在第5、6步思考成熟之后，文件修訂反而不是最為困難的，可以約請相關(guān)部門的骨干修訂一稿，工作審計小組修訂二稿，管理班子修訂三稿，文書負(fù)責(zé)部門最后編輯正式文件。 8. 佐證式調(diào)研。所有文件不可以一經(jīng)修訂馬上下發(fā)執(zhí)行，需要像做代數(shù)題一樣，把該文件置于某一具體使用環(huán)境下，步步推導(dǎo)，做各種假設(shè)性分析或測算，以求保證日后可執(zhí)行，行得通，反彈小。 9. 程序／制度分離。根據(jù)我們的認(rèn)識，文件中程序與制度是不一樣的，程序主要是教會下屬做對的事情，說明如何做事，制度則主要規(guī)定不可以做的事情，說明做錯了怎么辦。為了側(cè)重于程序，以培訓(xùn)員工出發(fā)，有必要把程序與制度文件分開。程序需要訓(xùn)練，制度可以不學(xué)習(xí)。 10. 文件重要等級分類。修訂后的文件可以在第4步的基礎(chǔ)上做出分類，尤其適用范圍和文件密級等。同時，管理文件的文件也需作出最終修改，嚴(yán)格日后的文件修改權(quán)限和廢止程序。 11. 文件索引。企業(yè)文件是為了指導(dǎo)工作的，不同于有些行政部門為了應(yīng)付某種特定環(huán)境而制定一系列沒有指導(dǎo)和操作價值的文件，因此需要針對每份文件的使用崗位整理出對應(yīng)的流程索引，針對不同流程整理出對應(yīng)的崗位索引。比如：新產(chǎn)品開發(fā)，必然設(shè)計營銷部門的市場或策劃崗位、技術(shù)部門的材料工程師和結(jié)構(gòu)工程師、采購部的對應(yīng)采購員、財務(wù)部的成本分析員等；那么12.  合訂成冊。全部文件整理出來，可以編輯成冊，但此舉也并不意味最終的完工，有些內(nèi)容需要文件規(guī)定卻因某種因素暫時不能下達(dá)有效文件，有些文件明顯不完善卻也只能先下發(fā)執(zhí)行，有些流程只有具體執(zhí)行中才能更充分暴露問題來卻一時完善不了。

管理規(guī)范的建設(shè)是一個比較長期的任務(wù)，就算是中型民營企業(yè)，3-5 年的努力，能摸索出比較完整、操作性好的全部規(guī)范文件，就很不錯了。文件制定是為了保證企業(yè)運(yùn)作的規(guī)范，但文件執(zhí)行卻難點(diǎn)重重，文件執(zhí)行效果，就是另一個更大的議題，涉及管理風(fēng)格和企業(yè)文化。但是，從文件本身需要認(rèn)真思考和把握5個方面的問題：主導(dǎo)從屬、責(zé)任劃分、資源占有、績效實現(xiàn)、接口間隙。執(zhí)行過程中的問題，我們總結(jié)出以下幾句話，值得參考：發(fā)現(xiàn)點(diǎn)的問題，尋求面的解決；問題出在崗位，答案藏在流程；崗位阻截流程，操作培訓(xùn)缺位；員工訓(xùn)練無效，企業(yè)文化之過。