校園一卡通的資金清算與分析
文章出處：http://botanicstilllife.com 作者：羅芳 人氣： 發(fā)表時間：2011年11月24日
一、校園一卡通的資金清算模式
目前，校園一卡通的主要資金清算模式有兩種：一種是高校各二級單位有外部銀行獨立賬號而進行的外部往來清算；另一種模式還未得到廣泛使用。另一種是高校各二級單位無獨立賬號只在高校內(nèi)部銀行(一般稱作資金清算中心)開戶的內(nèi)部往來清算。
前一種模式的資金清算主要由銀行完成，即銀行設立一卡通資金清算專戶，負責管理校園一卡通系統(tǒng)的結(jié)存資金，校園一卡通的消費資金轉(zhuǎn)入內(nèi)部往來單位帳號等均由銀行負責，校園一卡通圈存的資金明細報表由銀行提供，系統(tǒng)錯賬也由銀行負責查找和處理，這種清算模式比較簡單，大部分的清算工作均由系統(tǒng)自動完成，但由于高校對這部分資金無管理權(quán)和使用權(quán)，導致高校不能發(fā)揮這部分資金的的使用效益，因此這種模式還未得到廣泛使用。
對于后一種資金清算模式，雖然外部銀行也有校園一卡通的結(jié)算賬戶，但該賬戶主要由校內(nèi)結(jié)算中心負責管理。校內(nèi)前一種模式的資金清算主要由銀行完成，即銀行設立一結(jié)算中心負責校園一卡通的現(xiàn)金充值及圈存資金的核對和入賬。對于各內(nèi)部往來單位的消費資金，因各內(nèi)部往來單位在外園一卡通的消費資金轉(zhuǎn)入內(nèi)部往來單位賬戶等均由銀行負部銀行無獨立的清算賬戶，各二級單位只在校內(nèi)結(jié)算中心開責，校園一卡通圈存的資金明細撤表由銀行提供。系統(tǒng)錯賬也設結(jié)算賬戶，只能由校內(nèi)結(jié)算中心手工完成轉(zhuǎn)賬，各商戶的系由銀行負責查找和處理。這種清算模式比較簡單，大部分清算統(tǒng)消費明細報表、圈存資金明細報表及系統(tǒng)錯賬等均由校內(nèi)結(jié)算中心負責查找和完成。這種結(jié)算模式的工作量比較大，但由于校園一卡通的資金運行過程均由校內(nèi)會計部門負責監(jiān)控和完成，有利于高校及時了解校岡一卡通的有關(guān)情況。同時，由于校周一卡通的結(jié)存資金由校內(nèi)結(jié)算中心負責管理，這樣也有利于發(fā)揮這部分資金的使用效益。
在第二種資金清算模式下，校園一卡通的資金流轉(zhuǎn)如下圖所示：
校園一卡通資金流轉(zhuǎn)示意圖
二、校園一卡通的主要會計報表及其相互關(guān)系
以武漢理工大學目前使用的校園一卡通系統(tǒng)為例。校園一卡通系統(tǒng)內(nèi)的會計報表主要有：資金清算日報表、商戶清算明細報表、商戶清算匯總報表、商戶營業(yè)統(tǒng)計報表、銀行轉(zhuǎn)賬匯總報表、現(xiàn)金充值匯總及明細報表等。各種報表之間的相互關(guān)系是：商戶清算匯總報表、銀行轉(zhuǎn)賬匯總報表、現(xiàn)金充值匯總報表等均是資金清算日報表的子報表。資金清算日報表的數(shù)據(jù)來源和依據(jù)是各子報表。
資金清算日報表是各種報表的核心內(nèi)容，也是系統(tǒng)對賬的主要依據(jù)。系統(tǒng)中發(fā)現(xiàn)的各種錯賬也是以資金清算日報表為標準進行確認的，由于允許脫機消費，因此各商戶的當日營業(yè)額可能與系統(tǒng)不符。由于系統(tǒng)在某一時間區(qū)間上遵循的是動態(tài)平衡，所以對商戶的資金清算只能以資金清算日報表為依據(jù)。資金清算日報表如下所示：
表中各項目之間的對應關(guān)系分別為：持卡人賬戶貸方發(fā)生額即為當日持卡人從銀行卡自助轉(zhuǎn)入校園一卡通的轉(zhuǎn)賬發(fā)生額(即圈存額)和持卡當日在各網(wǎng)點存人現(xiàn)金到校園一卡通的發(fā)生額之和。借方發(fā)生額為持卡人當日消費發(fā)生額之和，余額在貸方，即表中第7，8兩行當日借方發(fā)生額應結(jié)轉(zhuǎn)到第2行當日貸方發(fā)生額，而第2行的借方發(fā)生額應分別結(jié)轉(zhuǎn)到第3、4、5行的貸方。“內(nèi)部往來”項目用于結(jié)轉(zhuǎn)各項目余額，其項目內(nèi)容沒有實質(zhì)意義。“手續(xù)費收入”項目用于核算根據(jù)商戶的營業(yè)額對各商戶提取的各種管理費等，即各商戶的清算發(fā)生額應為商戶的營業(yè)發(fā)生額減去手續(xù)費收入之后的余額。“補助扣款”項目用于核算給校內(nèi)教職工和學生發(fā)放的各種補助等。表中的本日結(jié)存金額的借方余額和貸方余額即為下一日的資金清算日報表的上日結(jié)存金額的借方余額和貸方余額。
三、校園一卡通的系統(tǒng)錯賬及其分析
1．現(xiàn)金充值長短款情況及對賬處理。
這里主要是指系統(tǒng)故障造成的正常長短款。長款發(fā)生時，由于充值人員從前臺終端打印出的現(xiàn)金充值匯總表的金額總數(shù)小于實收現(xiàn)金的金額總數(shù)，容易使充值人員誤以為收錯了現(xiàn)金，此時充值人員應主動將多收的現(xiàn)金一并交存外部銀行，待校園一卡通資金清算人員將從后臺系統(tǒng)中打印出的現(xiàn)金充值明細報表同充值人員從前臺終端打印出的現(xiàn)金充值明細清單相對照后，即可發(fā)現(xiàn)由于系統(tǒng)錯誤造成的持卡人現(xiàn)金并未存人校園一卡通的發(fā)生額。由后臺將未存清單提供給前臺充值人員，由前臺充值人員給持卡人未存的現(xiàn)金重新充值。短款發(fā)生時。因為現(xiàn)金充值匯總表的金額總數(shù)大于實收現(xiàn)金的金額總數(shù)是系統(tǒng)造成的，而系統(tǒng)對賬是以后臺為依據(jù)的，同樣，當后臺資金清算人員次日提供的現(xiàn)金充值明細報表與前臺充值人員打印出的現(xiàn)金充值明細清單相對后，即可發(fā)現(xiàn)有現(xiàn)金已存入校園一卡通而該持卡人并未交存現(xiàn)金的發(fā)生額，從而追回漏收的現(xiàn)金。
2．圈存錯賬情況及對賬處理。
由于系統(tǒng)線路等原因，持卡人在進行轉(zhuǎn)賬圈存時會發(fā)生以下兩種特殊情況：校園一卡通已上賬而對應的銀行卡未下賬；校園一卡通未上賬而對應的銀行卡已下賬。當校園一卡通未上賬而對應的銀行已下賬的情況發(fā)生時，因銀行卡已下賬而校園一卡通未上賬，持卡人會主動找相應的卡務中心查詢未到賬情況，校園一卡通資金清算人員不用對賬也會發(fā)現(xiàn)有錯賬發(fā)生。但當持卡人銀行卡未下賬而校園一卡通已上賬的情況發(fā)生時，持卡人往往不會那么自覺地將多上賬的金額主動退到卡務中心，此時需要資金清算人員仔細對賬才能發(fā)現(xiàn)。
3．商戶清算錯賬情況及對賬處理。
由于系統(tǒng)允許脫機消費。所以在對商戶進行清算的過程中，系統(tǒng)出現(xiàn)錯賬也是難免的。持卡人的校囝一卡通有卡余額和庫余額之分，系統(tǒng)允許5天平賬，所以當日的消費不一定都能反映到當日商戶的清算報表中。但當平賬處理貸方發(fā)生額中有大量不明發(fā)生額增加時，必定是商戶清算系統(tǒng)出現(xiàn)故障。此時應將商戶的營業(yè)日報表與清算匯總報表等進行對照，才能發(fā)現(xiàn)造成商戶清算資金漏統(tǒng)的不平金額，并將漏轉(zhuǎn)的金額轉(zhuǎn)出。
(文/武漢理工大學武漢 羅芳)
