校園一卡通在高校財務管理中的應用
文章出處：http://botanicstilllife.com 作者：孟凡斌 趙伯君 劉偉科 人氣： 發(fā)表時間：2011年11月14日
原來，我們高校內流通著大量的不同類型的卡、證、票，以我校為例，學生手中使用的主要有金龍卡、圖書卡、銀行卡等，其它證件票據(jù)有學生證、上機證、水票、洗澡票等，多種卡、證、票同時并存，各個管理部門卡、證、票又不能通用，這給我們管理帶來管理分散、復雜等困難，也給我們師生帶來極大的不便，增加了他們的經濟負擔，同時，現(xiàn)金在校園內大量流動，也容易產生諸如小金庫等腐敗現(xiàn)象。目前，我校已初步實施了一卡通系統(tǒng)，校園一卡通用一張復合卡來取代各種不同類型的卡、票、證，可以有效解決校園內卡、票、證種類繁多、管理復雜、難度大的問題，是目前高等學校普遍實行數(shù)字化校園和校園消費的先進模式。
1 “校園一卡通”的基本功能
校園一卡通是一個集綜合信息管理和金融服務為一體的多功能復合卡應用系統(tǒng)?？刹捎门c金融卡合二為一或單獨采用校園片(“校園一卡通”與銀行卡分離，但存在對應接口)的形式，來實現(xiàn)儲蓄、校內消費支付、校內管理等功能，主要由兩大部分構成：
1．1 金融卡部分：即由銀行發(fā)行的磁條卡，與普通的銀行金融卡(如電子借記卡)相同，可以實現(xiàn)個人銀行賬戶管理的各項功能，如存取款、轉賬等，但不允許透支。
1．2 “校園一卡通”部分：一般是帶芯片的智能Ic卡，它存儲了使用者的基本信息和電子錢包，一卡多用，可以取代各種卡、證、票，集多功能支付手段和信息認證的智能卡。一張“校園一卡通”就可以實現(xiàn)就餐、圖書借閱、學籍管理、考務管理、身份認證等多項功能。
可見，“校園一卡通”是一個以Ic卡為信息載體基于校內網(wǎng)絡的適用于校園消費和管理的網(wǎng)絡系統(tǒng)，卡的一部分屬于數(shù)據(jù)區(qū)，是存儲用戶的詳細信息用于身份認證的區(qū)域，同時還包含存儲電子錢包、資金信息等電子支付功能的數(shù)據(jù)，可以通過對電子錢包信息的處理實現(xiàn)校內支付功能。它應該是與金融卡建立對接，與銀行共同發(fā)行和管理。銀行負責對金融卡的維護和管理，學校負責對“校園一卡通”的管理，在學校設立管理中心，對“校園一卡通”的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一管理。
2 “校園一卡通”在高校財務管理中的應用
2．1 促進了與財務管理相關信息的規(guī)范化，加大了學校財務的監(jiān)管力度。
大部分高等學校，由于學校規(guī)模大，機構多，統(tǒng)計上的數(shù)據(jù)來源渠道太多，各部門的統(tǒng)計口徑不相一致。而財務在報表的編制以及核算上要求的數(shù)據(jù)同各部門提供的數(shù)據(jù)的準確與否有直接的關系。校園一卡通系統(tǒng)按照教育部《教育管理信息化標準第一部分：學校管理信息標準》進行設計實施，在一個平臺上按部頒標準統(tǒng)一建立各類學生學籍以及教職工各類檔案資料數(shù)據(jù)，一方面減少了各部門在重復錄入資料中帶來的錯漏現(xiàn)象，另一方面也保證了各部門資料的統(tǒng)一性、真實性和可靠性，為財務部門提供了準確的數(shù)據(jù)來源。由于校園一卡通的應用，大大減少了學校內的現(xiàn)金流通，大部分涉及資金的往來業(yè)務，可通過校園一卡通來完成，校內二級單位部門的有償服務資金收入和資金的劃撥，也都是通過校園一卡通系統(tǒng)來進行運作。特別是由于學校后勤社會化改革以后，由于引進了市場競爭機制，某些經營服務工作由社會上的經營實體來承擔和管理，通過資金的往來可以了解這些實體的經營情況；與此同時，對收取這些經營實體的資產占用費以及國有資產的保值增值起到了保證作用。
2．2 增收節(jié)支，節(jié)約能源和水資源。
校園一卡通在電控和水控等方面的應用，將會對學校水電費的支出起到有效的控制作用 由于高等學校的規(guī)模一般較大，而水電費支出的沉重負擔也曾困擾著學校，如何更好地進行水電費的控制與管理，各個學校也都有各自的做法，收效不等。實踐證明，電控和水控在很多高校應用以后，是行之有效的，對學校的增收節(jié)支發(fā)揮了很大的作用，同時也為節(jié)約用電和水資源提供了有效的控制途徑。
2．3 加強學校的收費管理，規(guī)范學校的經濟秩序。
高等學校的教育事業(yè)經費，除了依靠財政撥款以外，很大一部分需要靠高校自身通過辦學或科研成果的轉讓等方式取得。但是，這些收入的取得，必須符合國家的法律法規(guī)，收費的項目和標準，必須經過有關政府部門或業(yè)務部門的批準，而不得隨意收取。因此，如何加強學校的收費管理，規(guī)范學校的財務秩序，是高校財務管理的重要內容之一。校園一卡通應用以后，校內所有單位部門，均不得使用現(xiàn)金支付；所有的收入均應通過“卡部”結算賬戶，直接轉入相應的賬戶。此舉不但對學校各部門的創(chuàng)收經費的項目以及標準進行了監(jiān)督，而且證了創(chuàng)收經費的及時足額上繳，同時，也杜絕賬外賬和私設“小金庫”的行為發(fā)生，規(guī)范了校內經濟秩序，促進了黨風廉政建設。
2．4 促進財務信息化建設，提高了財務管理手段，增強了學校對資金的調控能力。
校園一卡通的應用，對促進財務信息化的建設以及提高財務管理水平起到很大的作用。通過校園一卡通可查詢個人的消費支出情況、個人的收入情況、學生收費情況等。并利用校園一卡通為學生交納電費、水費、雜費等，提高了財務水平和服務質量。由于校園一卡通的卡部管理中心掛靠學校財務部門，所有校內有償服務的部門單位的消費資金的往來均在卡部管理中心設立資金結算賬戶。因此，對這部分資金的集中管理，有利于學校統(tǒng)一調度，增強了學校對資金的詞控能力。
2．5 提高工作的透明度，營造良好的高校社會形象。
實現(xiàn)與家長的信息互動：銀行卡和“校園一卡通”建立對接后，家長可以通過電子郵件接收學校的收費信息、學生的消費情況等。家長可以通過互聯(lián)網(wǎng)絡查詢和下載學生在內的資金使用情況，以了解和掌握子女花費動態(tài)，可及時在異地為子女補充資金或糾正不當?shù)南M習慣，引導學生形成良好的消費心理和習慣。
3 “校園一卡通”在高校財務管理信息化應用中需要解決的問題
校園一卡通是目前高校信息化管理特別是財務管理信息化的先進手段，是未來發(fā)展的方向和潮流。然而，在實際應用中也暴露了一些問題，影響了其功能的拓展和管理效率的充分發(fā)揮。
3．1 校園一卡通對財務管理信息與學校其他部門數(shù)字信息的格式匹配問題。
目前高校財務信息由于其特殊性并未與各部門的數(shù)據(jù)統(tǒng)一格式，財務軟件功能基本上是核算，完全局限在常規(guī)的賬務處理和會計報表上，由于財務軟件與其他部門的信息系統(tǒng)沒有公共的接口，數(shù)據(jù)結構不一致，工作起來各自為政，導致學校內部各種資源分散，無法統(tǒng)一管理。建立校園一卡通系統(tǒng)，為滿足校園卡應用的需要，必須對原有財務信息的數(shù)據(jù)格式進行修改或者相互提供統(tǒng)一數(shù)據(jù)，一方面滿足與一卡通系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換需要，另一方面，以方便與學校其他部門管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換，比如說，學費管理系統(tǒng)、學生獎貸助系統(tǒng)需要由教務處、研究生院、成教學院等部門提供學生基本信息；工資管理系統(tǒng)需要由人事、水電、房產等部門提供職工的各種信息 使用校園卡后，各個部門的管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)編碼都會遵循統(tǒng)一的格式，使信息能夠共享，部門之間的數(shù)據(jù)交換也會變得更加容易。這不僅涉及到各部門責任人對一卡通系統(tǒng)的認識，還需要學校相關負責人對一卡通系統(tǒng)的全面協(xié)調。否則，一卡通系統(tǒng)不能與學校相關部門順利聯(lián)網(wǎng)，將無法發(fā)揮其高效的管理效能。
因此，首先，校園一卡通系統(tǒng)的建設要確保領導重視與支持。信息化是“一把手”工程，領導重視是項目圓滿完成的根本保證，主管領導要對一卡通系統(tǒng)的先進性和功能有足夠的認識和準確的定位。否則，錢花了不少，管理不到位，不重視系統(tǒng)維護和功能的擴展，其效率無法顯現(xiàn)。其次，要做好需求調研分析，將各部門的管理需求和特點搞清楚，使軟件的開發(fā)設計更具有針對性和實用性。同時，要做好系統(tǒng)建設的組織協(xié)調工作，財務、后勤、圖書管理等部門職員要密切配合，發(fā)揚主人翁精神。再次，分步啟用系統(tǒng)功能，先啟用消費、考勤等系統(tǒng)，以后不斷完善和擴展新的功能，以便穩(wěn)妥推進。
3．2 校園一卡通基于銀行卡，系統(tǒng)建設應與銀行合作，獲得雙贏。
校園一卡通適用范圍在校園，但它的功能發(fā)揮依賴于銀行賬戶和銀行的轉賬服務。一卡通實質上是銀行卡服務功能在校園的延伸 一卡通包括校園卡和銀行卡兩張卡，每張校園卡的用戶都同時開通了個人銀行卡賬戶，銀行卡賬戶資金可以方便地劃入校園卡，便于在校內支付。因此，有的一卡通系統(tǒng)就是由商業(yè)銀行直接提供給高校使用，銀行從中獲得了批量的客戶資源，銀行卡發(fā)卡量和存款規(guī)模都會大幅增長，并且學校師生相關的金融服務也隨之在該銀行辦理，給銀行帶來可觀的經濟效益。所以，高校一卡通建設要與銀行合作，爭取由銀行提供免費軟件，這樣，高校不僅可以節(jié)省投資額，還能密切與銀行關系，在學校建設資金需求上也容易得到滿足。相對于高校，銀行的信息化程度較高，在信息化建設方面積累了一定經驗，校園一卡通建設中與銀行合作，對高校財務管理信息化能獲得有益的幫助和指導。有的銀行在公司理財方面有相應的金融產品，銀行利用金融理財產品，可以幫助學校合理地規(guī)劃現(xiàn)金流，實現(xiàn)資金使用效益的最大化。
3．3 校園一卡通系統(tǒng)的功能擴展問題。目前，“校園一卡通”在許多學校的應用只是停留在教職工和學生就餐、上機、圖書館借閱、門禁出人和員工考勤等方面，其他擴展功能尚未得到開發(fā)。如用一卡通使用體育設施(如游泳、健身)、洗浴、洗衣；選課、學籍注冊；教學科研經費報銷、校園超市購物、資料復印、領用財物；還有使用一卡通對食堂進貨管理、學生宿舍電費管理以及實現(xiàn)與校內其它部門數(shù)據(jù)信息共享等等。校園卡不僅是個電子錢包，還是一個校內學習、工作的身份通行證。只有將一卡通的功能豐富起來，實現(xiàn)校內各部門、校內與校外銀行的聯(lián)網(wǎng)運行，使全校各類數(shù)據(jù)具有統(tǒng)一性和規(guī)范性，才能充分發(fā)揮其信息化手段的管理優(yōu)勢，才能實現(xiàn)其最優(yōu)的成本效益比。只有其功能擴展了、豐富了，通過頻繁的規(guī)?；褂?，系統(tǒng)的優(yōu)越性才能真正體現(xiàn)，也才能帶動學校各單位各部門信息化管理水平的提高。
3．4 一卡通運行的穩(wěn)定性和安全性問題。
校園一卡通每日消費流水往往在兩萬條以上，人數(shù)多的高?？赡芨摺ｋm然現(xiàn)在網(wǎng)絡技術已經比較成熟，但在校園一卡通的建設過程中，由于設計、財力、系統(tǒng)管理等方面的因素，對于大規(guī)模的系統(tǒng)、分布式應用、廣泛的網(wǎng)絡接點，給一卡通系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性提出了很大的挑戰(zhàn)。如服務器、網(wǎng)絡通信線路的配置，軟、硬件故障的排除能力，對保證校園網(wǎng)絡系統(tǒng)承受大容量數(shù)據(jù)的傳輸都非常關鍵。特別是跨校區(qū)的網(wǎng)絡布局，對于沒有專用網(wǎng)絡線路的高校，一卡通系統(tǒng)的數(shù)據(jù)采集、傳遞的穩(wěn)定性影響較大。此外，計算機病毒的防治、黑客攻擊、用戶越權操作等網(wǎng)絡安全問題，也是系統(tǒng)管理的主要顧慮。保證校園一卡通系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性，除了在網(wǎng)絡設計、軟件設計等方面采取安全控制措施，以及專業(yè)的維護員及時處理故障外。還必須加強校園一卡通在系統(tǒng)管理上的安全控制。管理無法代替技術，技術同樣也無法代替管理。許多不安全的因素常常是由于管理問題產生的。安全問題的重要解決辦法就是制定相應的管理制度和規(guī)范。如在一卡通系統(tǒng)的管理人員選擇上，要派有較高的思想素質和責任心，工作細致認真的員工。涉及安全工作，要有兩人以上在場協(xié)同處理，并做好相關記錄以證明安全性已得到保障。與安全管理有關的崗位和職務要實行定期輪換制，并定期進行輪流培訓，使安全管理責任落到實處。
校園一卡通是信息時代高校財務管理信息化的必然產物，隨著網(wǎng)絡和信息技術不斷發(fā)展，原有的一些技術和安全問題會迎刃而解。一卡通的推廣應用，對于解決高校擴招后學生人數(shù)大幅增長，傳統(tǒng)行政管理和財務管理模式的弊端有著重要作用。我們相信，在這信息經濟時代，校園一卡通必將在高校迎來廣闊的發(fā)展前景。
(文/山東科技大學財務處、山東科技大學現(xiàn)代教育中心/孟凡斌 趙伯君 劉偉科)
